Politique de confidentialité

1. Portée et rôles

Facet est un service de création, de partage et d’acceptation de soumissions destiné aux agences. Cette politique couvre les visiteurs du site, les titulaires de compte, les membres d’une agence et les destinataires d’une soumission.

Pour les renseignements de compte, de facturation et d’exploitation du service, Facet détermine les fins du traitement. Pour les renseignements qu’une agence dépose au sujet de ses propres clients, l’agence demeure responsable de la collecte et de ses instructions; Facet agit comme fournisseur de service.

2. Renseignements traités

• Compte et organisation : nom, courriel, agence, rôle, préférences linguistiques et paramètres de sécurité.
• Clients et soumissions : coordonnées professionnelles, portée, tarifs, commentaires, pièces jointes, options choisies et historique du document.
• Acceptation : nom et courriel du signataire, texte de consentement, date et heure, adresse IP, navigateur, empreinte du document et, selon le mode choisi, preuve ou certificat de signature.
• Utilisation et sécurité : identifiants de session, journaux techniques, adresse IP ou empreinte dérivée, navigateur, consultations, tentatives d’accès et événements nécessaires à la prévention des abus.
• Facturation et communications : formule choisie, état de l’abonnement, identifiants de transaction et journal de livraison des courriels. Facet ne reçoit pas le numéro complet de votre carte de paiement.
• Mesure d’audience : seulement après consentement, pages consultées, événements de navigation, appareil, provenance approximative et identifiants de mesure générés par Google Analytics.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Créer et sécuriser les comptes et les espaces d’agence.
• Produire, transmettre, afficher, versionner et faire accepter les soumissions.
• Envoyer les codes d’accès, invitations, notifications et documents demandés.
• Administrer les abonnements, prévenir la fraude et résoudre les incidents.
• Assurer le soutien, maintenir la qualité du service et respecter nos obligations légales.
• Mesurer l’utilisation du site marketing avec Google Analytics lorsque la personne l’autorise.

4. Consentement et Google Analytics

Le site marketing utilise des technologies strictement nécessaires à son fonctionnement. Google Analytics est facultatif : son script ne se charge pas et aucune donnée n’est transmise à Google avant votre acceptation.

Si vous acceptez, Facet active uniquement le stockage lié à la mesure d’audience. Le stockage publicitaire, la personnalisation publicitaire, Google Signals et la transmission de données à des fins publicitaires demeurent désactivés. Vous pouvez refuser aussi facilement qu’accepter et rouvrir vos préférences depuis le pied de page.

Votre choix est conservé localement dans votre navigateur. Si vous retirez votre consentement, Facet demande l’arrêt de la mesure et supprime les témoins Google Analytics accessibles sur son domaine. Le retrait n’annule pas les traitements déjà effectués licitement.

5. Fournisseurs et communication

Nous limitons l’accès aux personnes et fournisseurs qui en ont besoin pour rendre le service. Selon les fonctions utilisées, cela peut inclure nos fournisseurs d’hébergement, de base de données et de stockage, ainsi que Resend pour les courriels, Polar pour la facturation, DocuSign pour la signature et Google pour la mesure d’audience consentie.

Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Avant une telle communication, nous évaluons notamment la sensibilité, les fins, les mesures de protection contractuelles et le régime juridique applicable. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

6. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements pendant la relation active et ensuite selon notre calendrier de conservation, les besoins de sécurité, les engagements contractuels et les délais légaux applicables. Les preuves d’acceptation, registres de facturation et journaux d’incidents peuvent devoir être conservés plus longtemps que les données courantes d’un compte.

À l’échéance applicable, les renseignements sont supprimés, anonymisés ou détruits de façon sécuritaire. Une copie peut subsister temporairement dans des sauvegardes protégées jusqu’à leur rotation. Vous pouvez demander la durée applicable à une catégorie précise en communiquant avec le responsable.

7. Sécurité et incidents

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnées à la nature des renseignements : séparation des espaces d’agence, contrôle des accès, chiffrement des secrets, limitation des tentatives, journalisation et sauvegardes. Aucun système n’offre toutefois une sécurité absolue.

Nous tenons un processus de gestion des incidents. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément à la loi.

8. Vos droits

• Demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet.
• Retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
• Demander, dans les cas prévus par la loi, la communication informatisée de certains renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Poser une question ou déposer une plainte auprès du responsable, puis vous adresser à la Commission d’accès à l’information si vous demeurez insatisfait.

Certains droits peuvent être limités par la loi, les droits d’autrui ou la nécessité de préserver une preuve contractuelle.

9. Gouvernance et modifications

Nos pratiques internes encadrent les responsabilités, les accès, la conservation, la destruction, les fournisseurs, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, les plaintes et les incidents. Elles sont revues lorsque le service ou les risques évoluent.

Nous publierons sur cette page toute modification importante à la politique et indiquerons la date de mise à jour. Un avis additionnel sera fourni lorsque la nature du changement l’exige.